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Projet d'échanges interculturels Franco-Roumain à l'occasion du projet Paris Pékin à vélo de la FFCT
 
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 Compte rendu réunion pré-séjour du 04 avril 2008

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AuteurMessage
sylvain gay



Messages : 112
Date d'inscription : 08/08/2007

MessageSujet: Compte rendu réunion pré-séjour du 04 avril 2008   Lun 7 Avr - 14:42

REUNION PRE SEJOUR :

Déroulement : présentation des différents points de rappel quant à l'organisation du séjour

les présents : Nicolas – Nicolas – Anthony – Julien – Fabrice – Delphine – Sylvain
les excusés : Serge – Cyril
familles absentes : Robert – Chauve – et les 3 nouveaux de la ligue Rhone Alpes

1. Anthony fait un rappel des papiers d'information qui ont été transmis la semaine dernière :
les lieux d'hébergements
le plan pour aller chez Caporin
la fiche de contrôle des vélos
la fiche de gestion de l'argent de poche

2. Nicolas F aborde l'organisation de « l'embarquement » :
la gestion des petits et des gros sacs :
les petits sacs, accessibles dans le car, comportent : pique nique + couverts + affaires pour le weekend (kit pour faire sa toilette rapide)
les gros sacs avec toutes les autres affaires sauf le duvet
le planning des événements :
le mercredi 9 et jeudi 10 avril de 14H à 16H livraison chez Caporin :
des gros sacs
des vélos et de leurs couvertures
le vendredi 11 avril à 19H chez Caporin livraison :
des duvets
des petits sacs
des jeunes avec leurs papiers

3. Nicolas M insiste sur la gestion des vélos :
une couverture de protection pour les vélos est indispensable afin de les protéger entre eux lors de leur rangement dans la car (couverture à apporter en même temps que le vélo)
les vélos doivent être impécables / iréprochables au point de vue mécanique
l'équipe organisatrice décline toute responsabilité en cas de la détérioration des vélos dans le car : nous ne conseillons pas de prendre un vélo neuf !

4. JULIEN éclaire quelques points administratifs :
avoir les papiers ORIGINAUX sur soi le jour du départ s'ils n'ont pas déjà été donnés à l'équipe encadrante :
carte d'identité
carte d'assurance maladie européenne
licence
autorisation de sortie du territoire
toutes les affaires individuelles emmenées pendant le séjour sont sous la responsabilité de chaque jeune en cas de casse perte ou vol et en aucun cas sous celle des encadrants !!! Ainsi, tous les appareils électroniques ne sont pas conseillés. [Rappel : le téléphone ne servira à rien et coutera plus cher qu'autre chose (coût supplémentaire pour celui qui appelle et coût supplémentaire pour celui qui est appelé)]
les bonbons et gateaux ne seront pas recommandés pour le car, préférer des fruits !
pour nous joindre : une chaîne télephonique est mise en place par le biais d'Anthony. Nous l'appellerons depuis la Roumanie, il se charge ensuite d'appeler une personne de St Bonnet, et une personne de Firminy qui appelleront à leur tour d'autres familles et ainsi de suite [chaîne importante notamment pour l'heure de retour]. Anthony sera joignable en soirée et saura vous donner les renseignements journaliers (consulter Anthony ou se référer au papier distribué à l'issue de la réunion pour appeler les parents suivant).
Nous serons joignables en Roumanie seulement pour les urgences.
Pour nous suivre pendant le séjour : n'hésitez pas à vous rendre sur le site Internet Objectif Roumanie à l'adresse http://objectifroumanie.free.fr

5. FABRICE aborde l'aspect financier et la santé :
le solde du séjour doit nous être payé à l'issue de la réunion en prenant en compte la déduction du voyage à Paris
l'argent de poche
nous conseillons d'utiliser cet argent de poche pour l'achat de souvenirs
chacun doit remplir le papier de gestion de l'argent de poche
en ce qui concerne les jeune d'âge inférieur à 14ans, une personne sera attachée à la gestion de leur argent
les médicaments : bien nous donner les ordonnances relatives aux médicaments, la gestion sera faite par le groupe organisateur

6. SYLVAIN rappelle les travaux des jeunes :
rescencement des taches à effectuer avant le départ avec relance de chaque jeune dans leur travaux d'ici le départ
petit rappel : durant le séjour des tâches collectives seront réalisées pour le bon fonctionnement du séjour. Les jeunes en prendront connaissance de ces tâches lors du voyage en car : nous comptons donc sur l'investissement de chacun

7. DELPHINE dévoile un peu plus le planning du séjour
pour l'aller et le retour en car, quelques courtes pauses seront effectuées en plus des arrets pour les repas... – rencontre du Paris Pékin – demie journée avec les participants au Paris Pékin – videoconference avec les ecoles françaises – accompagnement du Paris Pékin – visites – vélo – visites – rencontre des écoles roumaines – vélo – tourisme, etc...
La ponctualité sera de rigueur pour le bon fonctionnement du séjour : être à l'heure aux points de RDV prévu !
Bien nous ramener les autocollants invendus et les sous de la vente

8. ANTHONY :
ceux qui souhaitent un t-shirt du Paris Pékin : se manifester à Anthony très vite
Bon anniversaire à PAUL et à ROMAIN

9. REPONSES AUX QUESTIONS :
Qui suit les aventures de Michel ? 3 mains levées
Qui consulte le site http://objectifroumanie.free.fr ? 5 mains levées
Faut-il prévoir les catadioptres et les lampes ? oui : les catadioptres sont obligatoires car c'est le code de la route. Pour les lampes : les prévoir dans le sac elles seront utilisées si nécessaire (obligatoires en cas de mauvaises conditions météo)
y a t il un décalage horaire ? oui : à 19H France il est 20H en Roumanie
quelles sont les conditions climatiques ? identiques à la France
Pour le trajet en car faut il prévoir des vidéos des dvd ? Non : l'équipe d'encadrement s'occupe de le gestion des vidéos
Faut il emmener la licence ? Oui, elle est obligatoire
Les papiers de chacun seront vérifiés au départ à 19H !
Quelqu'un de l'équipe organisatrice sera là pour réceptionner les vélos ? non, seuls seront présent le personnel du transporteur
Combien y aura t il d'encadrants ? 8 (Ceux présents ce soir + Serge et Cyril)
Combien y aura t il de jeunes ? 22 (dont 3 de l'Ardèche, de la Drome, de l'Ain)
Quelle langue parle t on en Roumanie ? 30% de la population conprend le francais et la plupart des gens comprennent l'anglais
Comment cela se passe t il pour l'achat des souvenirs/cadeaux ? Chacun doit nous demander pour savoir si les souvenirs cadeaux en question sont autorisés... pour ne pas avoir des ennuis à la douane
Par quels pays passez vous ? France Suisse Allemagne Autriche Hongrie Roumanie
Comment se passe la gestion du sommeil ? chacun devra veiller à son attitude et à anticiper son sommeil avant le séjour et pendant le transport en car... (un mauvais sommeil nuira à l'ambiance de groupe et à la tranquilité de chacun)
C'est comment la Roumanie ? plaines vers Bucarest, montagne du coté de Buzau et Piatra Neamt
Le casque ? Oui obligatoire : à ne pas oublier
Faut il emmener de l'eau dans le car ? oui, une bouteille individuelle est recommandée étant donné que les déplacements dans le car seront limités
Combien de places y a t il dans le car ? 55 mais les places restantes seront utilisées pour les vélos et les bagages
Quand allons nous être informés des aventures ? 2 appels seront donnés : à l'arrivée en Roumanie + une fois la frontière française franchie au retour pour informer de l'heure prévisionnelle du retour
Pouvons nous suivre les aventures en Roumanie ? oui sur le site Internet dans la partie suivi en direct et reportage photo (il y aura un compte rendu et une mise en ligne des photos quotidien dans la mesure du possible)
Quelle est l'adresse du site ? celle des autocollants : http://objectifroumanie.free.fr
Aurez vous accès à Internet tous les jours ? en principe oui... sauf les jours de voyage en car !
Peut on vous voir en direct ? oui ci cela fonctionne sur le site Internet...
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